アウトソーシングを戦力的に利用してコストを削減

BPOとは、「Business Process Outsourcing（ビジネスプロセスアウトソーシング）」の略で、従来よりあった業務タスクの一部の委託することではなく、人事や経理といった業務プロセスをまるごと委託することを指します。

つまり、業務フローや使用するシステム、その業務に関わる人材集めまで、まるごと外部へ委託（アウトソーシング）することです。

例えば、新商品の開発に成功し、そのプロモーションのために、１年間のコールセンターを設置することが必要になったとします。

「１年」という期間の定めがある業務に、別部門の社員を異動させたり、新たな期間社員を雇用することは、とても労力がかかります。

また、社員を異動させた場合、異動した社員の元業務を行う社員を別途採用する必要も出てきます。

≪新規事業立ち上げに関する業務（例）コールセンター≫

・業務フローの構築

・オフィス設営（場所の確保や回線準備、機材の導入）

・責任者となる人材の人選及び異動

・異動社員の元業務を行う社員採用（欠員補充）

・期間社員（スタッフ）の採用及び教育

新規立ち上げに関して、上記のような工程が必要になりますが、これら業務プロセスをまるごとアウトソーシングすることで、社員はコア業務に専念することができ、更なる事業拡大に向けたビジネス計画を立てることが可能です。

BPOサービスのメリットとして、以下のことが挙げられます。

・専門的なノウハウを持っているため、臨機応変な対応ができる

・必要な期間だけ利用できる

・委託費が必要となるが総合的なコスト削減になる

この他にも、事務所内に事業場所を設ける必要がないため、例えば自社が郊外にある事務所で人材が集まりにくい地域でも、

委託先企業が人材が集まりやすく、アクセスのよい場所に事業場所を構えて運営した場合、より優秀な人材が集まり、結果、業務の質も高まるというメリットもあります。

定期業務も見直すとアウトソーシングが可能に！

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、ペーパーレス化やIT活用が加速したように思います。

同時に、これまでの業務を見直しされた企業さまも多いのではないでしょうか？

こういった業務整理を進める中で、例えば給与計算・労務管理・経理業務・人材採用及び管理・市場マーケティングなど、さまざまな部分でアウトソーシングできる業務があることに気付かれると思います。

「外部に出すほどの仕事はない」と思われる方も多いですが、長期的な目で見た場合、自社の優秀な人材は社内のコア業務に就かせることで、業績を伸ばすきっかけとなる事例も増えてきています。

最もわかりやすいのが、「給与計算」という業務です。

全従業員の勤怠を確認し、それに対して、定められた交通費、場合によっては給与合算で精算すべき内容もあると思います。

多くの企業において、締日から給与支払い日までは、2週間前後とされていますが、この期間だけ忙しくなるスタッフも少なくありません。

また「年末調整」という業務が、年に一度必ずあります。

総務関連の業務に就く方は、毎年11月～1月にかけて、従業員から各種控除表を含む書類を回収し、徴収額を計算し、給与で還付調整をしたり、納税手続きをしたりという一連の業務があります。

このような、繁閑のはっきりした業務をアウトソーシングすることで、期間限定社員（スタッフ）の採用活動を見送ることができ、さらに、残業代・休日出勤手当など繁忙業務に係る超過時間手当などの人件費を削減することが可能です。

この給与計算に関するプロセスを一括で委託することで、給与計算に関わっていた社員については、別のコア業務に就くことも可能になります。

チーム派遣導入で特殊なサービスもアウトソーシング可能に

どの業界においても必要とされることが多い職種については、専門の委託会社もあります。

その例として挙げられるのは経理・人事労務・コールセンターなどです。

こうした専門会社に依頼する場合、高度なノウハウがあるため、依頼する方も受ける側も比較的導入はしやすいですが、委託会社の運用ルールを適用する場合もあるため、

自社独自の業務工程でアウトソーシングすることが、場合によっては難しくなるケースもあります。

・自社の業務工程を変えずに業務対応をしてほしい

・初めからすべての業務を委託することに少し不安が残る

こういった要望を可能にするのが、『チーム派遣』です。

『チーム派遣』とは、複数の派遣社員を1つのチームとして採用し、その中で１名を「リーダー」として配置。

指揮命令者は、リーダーに業務連絡を行うことで、リーダーから他の派遣社員への教育・業務共有をすることができ、業務を円滑にすることを目的とした派遣形態です。

まず、自社のスタッフ様と共に、派遣スタッフを複数名採用していただきます。

その中で１名を「リーダー」とし、その者に派遣先責任者となられる方からの業務指示を集めながら、

リーダー担当のスタッフに業務全体のノウハウを伝えていただきます。

同時に、リーダーから各スタッフに指示をしながら、全スタッフが業務を把握していきます。

これを３ヵ月から半年ほど続けることにより、派遣スタッフに業務ノウハウが蓄積され、将来的に業務をアウトソーシングしてしまうことが可能になります。

アウトソーシングした後は、定期的に業務報告を受け、必要に応じた改善を指示することで、企業の責任者は自社の別業務へと着手することが可能になります。

弊社では、官公庁関連のコールセンターや窓口業務などのBPOサービスを多数展開しております。

また、グループ会社であるのＭ’ｓＨＲ社会労務士事務所では、労務管理や年末調整などのアウトソーシングも行っております。

「コールセンターを立ち上げたい」「労務管理やバックオフィス業務を外注したい」と考えておられる企業様は、お気軽にご相談ください。

企業様にとって一番最適なサービスや導入方法からご提案させていただきます。

お電話やWEBツールを使った非対面型の商談にも対応していますので、どうぞお気軽にお問合せ下さい。