こちらのブログではFM GENKI（エフエムゲンキ）にて放送中のラジオ番組、【マインズのわくわくキャリア相談室】のトーク内容をご覧いただけます。

■放送日時　 第2・4木曜日　9：29～9：49
■提　　供　 株式会社マインズ

メインスピーカー

株式会社マインズ 　代表取締役
河本 尚吾

MC

FM GENKI  パーソナリティー
津雲 あおい さん　

上手なタスクマネジメントとは？

津雲　さて、河本さん。今日のお話は“タスクマネジメント”と言っていいんでしょうかね？タスクが溜まって時間に追われているんです(笑)

河本　はい(笑)

津雲　私もそうですし、同じ番組を担当しているスタッフもそうなんですけど。いつも、「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」「それもやらなきゃいけないのに、今日もできなかった。明日もできるかなぁ…？」「もしかしたら、明後日までいっちゃうかな…」「結局明後日になってもできなかった…」みたいな。結局、やらなきゃいけないことが、ずっと先送りになってしまっているという様な状況がありまして。何とかこれを効率よくサクサクできないかな？っていうのが、永遠の課題なんですよね。何か良いお知恵をいただけないかなぁと思いまして…(笑)

河本　うんうん…(笑)　タスク？　仕事がたくさんあって、それが溜まりに溜まるって。もしかしたら、単純に量が多いだけかも知れないじゃないですか？

津雲　あ～…。はい。多いです(笑)

河本　それが適切な量なのかどうかだけ、っていう考え方でいくと、じゃぁその一個のタスクって、大体、どれ位の時間が掛かってるんですか？　っていうのを出して。それを合計して、明らかにキャパオーバーしてるじゃないですか？　みたいな話があるじゃないですか？　それならそれで、別の解決策になりますもんね。もう一人入れるとか、外注するとか、いろんな考え方になるんですけど。
もしくは、その一時間掛かってるやつを、40分でできる様にするには、どうしたらいいかとか。そういうのをガリガリガリガリやるっていうやり方もありますし、それを見直していって、効率、生産性を上げていきましょう！　っていうのをやって行くっていう。方法はあると言えばあるんですけど。

津雲　一つの方法として？

河本　はい。そもそも、タスクって「作業」。自分で完結できる作業的なタスクと、相手があるタスクと、クリエイティブなタスクって言うんですかね？

津雲　あー、単純作業のタスクと、クリエイティブな。多少、創造するもの？

河本　キャッチコピーを作らないといけないとか、何かの文章を作らないといけないとか、記事を作らないといけないでもいいんですけど、相手からの返事を貰わないと次に進めないとか。それって、生産性を上げるって言ったってね。

津雲　相手がいることなので、なかなか上手くはいかないですよね？

河本　そうそうそう。だから、単純に時間を短くできる為にやれるタスクと、相手があったりとか、その相手が一人だったらいいですけど、そうじゃなかったりとか。そういった場合のタスクと、クリエイティブ系のタスクと、そもそも分けた方がいんじゃないかっていう。

津雲　まず分類をする、タスクを。単純作業か、相手がいるものなのか、あとは、創造する、頭を使う作業なのかを、まず分ける！

河本　うん。相手がいる場合っていうのは置いて置いて。ちょっと今日の時間で話が出来るかどうか分からないんですけど。

津雲　はい。

河本　例えば、僕とかで言うと、挨拶文を書いてあるのを写すんだったら「これは作業なので、今から10分でやろう！」とかできるじゃないですか？

津雲　単純作業でね。

河本　でも「挨拶文を書こう！」ってなると、定型文のコピペでいいって言ったらすぐですけど、自分なりの挨拶文をちゃんと書こうと思うと、何をテーマにしようか？　とかから考えないといけないじゃないですか？

津雲　読み手の心に刺さる様な、よい挨拶文を書こうと思うとね。

河本　「今、コロナ禍だしな」とか、「大変な人もいるしな」とかってなると、今から5分10分で書こうって言っても、テーマを決めるところからやらないといけないでしょ？

津雲　あー、はい。

河本　だから、凄い効率が悪いって感じがするんですよね。

津雲　時間は単純に掛かりそうですよね。

河本　なので、僕がやってるのは、例えば、スマホとかのメモとかノートの機能を使って、挨拶だったら【挨拶】っていうタグを作って、そこに普段からメモをしておくんですね。

津雲　ほ～、スマホのアプリとかで、そういうメモができるアプリがあるんですね？

河本　あるんです。それに、挨拶だったら挨拶のところで「来期の挨拶ってテーマは何にしようかな？」とか、始めから何個か挙げておくんですよ。

津雲　あっ、なるほど！

河本　「これいいかも！」「これいいかも！」「いや、でも…やっぱり言いたい事はこれだな」っていう。最終的にテーマが決まった状態で挑むと、10分位でできるっていう。

津雲　あー。その“書くっていう作業の中に、アイデア出しは入ってない訳ですね？

河本　入ってないです。

津雲　あははは(笑)

河本　それは、10分でできるかも知れないですし、1時間掛かってもできないかも知れないですし。時間で測れるものではないと思うんですよ。なので日常から、言ったら芸人のネタ帳みたいな物ですよね。

津雲　あー。いつでてくるか分からないですね。

河本　そう！僕、ネタ帳なんて見たことないですけど。

津雲　はい(笑)　イメージでね(笑)

河本　そう。イメージです(笑)　それを、今時みんなスマホなんでしょうけど、思い付いた時とかそういう時にメモしておくっていう。それを普段からやっておくこと自体が、いざ、それに取り掛かる時に、生産性向上に繋がると言うか、後回しにしなくて済むと言うか。この普段からやってるからできるけど、これ、もしやってなかったら嫌ですもん。

津雲　嫌ですもん(笑)　そうですか。先程ね、河本さんは「みんなスマホでしょうけど」っておっしゃいましたけど、私、スケジュール帳にパラパラメモは書いてるんですよ。見聞きしたものだとか、アイデアだとかっていうのを。ただ、どのページに書いたのかが、分からなくなっちゃうんですよね(笑)

河本　あ～…確かに(笑)

津雲　それを考えると、スマホのアプリを使うっていうのはアリですね！

河本　アリです！パソコンとも連動させれますし。それの整理とか編集は、パソコンでやればいいと思うんですけど。メモとして、どのカテゴリーに残しておくかっていうのを、ちゃんと決めて習慣付けるっていうんですかね。そういうことから始めると、それ自体が、いざ、そういうものをまとめないといけないとかに役立つ。例えば、「キャッチコピー」っていうタグを作って、テレビ観てる時とかで、商品を見た時に「このキャッチコピーいいな」って思ったら、そのキャッチコピーを勝手にメモしてたらいいじゃないですか？

津雲　はい。

河本　そういうのを溜めていたら、いざ、次のこのイベントの来客の為に何かを加えないといけないってなった時に、アイデアが溜まってる状態じゃないですか？

津雲　なるほど！　イチからアイデア出しをしなくてもいい訳ですね！

河本　そうそうそう。

津雲　そのタグを付けるっていうのが、一つ胆な気がしますね。

河本　そうですね。それ付けてなかったら、やっぱりどこに何があるか分からないので(笑)

津雲　ずーっと、スクロールしないとね(笑)

河本　そうそうそう。それに一回思い付いたのに、それをメモしてなくて忘れて、「何だったんだろう…」って思い出すのも何か時間がねぇ…。思い出したらまだしも、思い出せなかったら「何してたんだ」っていう話になりますし。

津雲　あ～…。そうですね。

河本　結局、取り掛かる時のどの工程から取り掛かるか。それまでは準備として、自分が日常考えてることですよね。箇条書きでも何でもいいのでメモしておく。それが凄い良いし、って言うか、それがないとなかなか難しいのかなっていう。それ以外に何か良い方法があれば教えてほしい(笑)

津雲　あははは(笑)　募集中です！なるほど。

アイデアをストックしておく！

津雲　河本さんは今の方法って、ずっと昔からされてらっしゃるんですか？

河本　そう。さっき見たら8年位前から。

津雲　8年！？…。膨大なアイデアとかメモが溜まってる訳ですね？

河本　あります、あります。

津雲　今までに使ったことのあるアイデアもあれば、まだ使ってないアイデアもある訳ですか？

河本　使ってないアイデアと言うか、ほぼ使ってないフレーズばかりです。

津雲　うわぁ～…。じゃぁ、これからジャンジャン使えるんですね！

河本　使えますね。使えると言うか、問いとして残ってると言うか。

津雲　問い？

河本　自分に対する問題と言うか。

津雲　これ考えろよみたいな？

河本　自分の中のハテナもメモしてるので。

津雲　なるほど！　気に掛かる、何となく、アンテナに引っ掛かったキーワードが、そこに記されてるんですかね？

河本　そうですね。さっきチラッと見た時に、下の方に“盗みを働く”って書いてあるんですよ。

津雲　盗みを働く？　またそんな物騒な…。

河本　僕、“雇用”とか“働く”っていうことばっかり考えてたので(笑)　働くっていうのはどういう意味だ！？　と。

津雲　あははは(笑)　さすがですね！

河本　仕事と労働の違いとか。働くと仕事の違いとか。働くっていうのは、どういう行動のことを言うんだろう？　っていうのを考えていて。

津雲　それで“盗みを働く”っていうワードが(笑)

河本　そのフレーズがでてきて「何でこれ“盗みを働く”？　この“働く”はどの働くだ？」っていうのを、多分夜中にメモしたんでしょう。

津雲　夜中なんですね(笑)

河本　夜中なんです。お酒飲んでて(笑)　それで忘れてたと…。

津雲　へぇ～。そういうのが何かのキッカケにポロって出て来たり？

河本　そうそうそう。まぁ、それは８年前位のメモなので、今はググったりしたら、いろいろでてくるんだと思うんですけど(笑)　まぁ、そういう自分に対してのクエスチョンもメモしておかないと、すぐ忘れるじゃないですか？　まぁいっかって。

津雲　そうですね。そして、どこにメモしたのかも忘れてしまうっていう。

河本　そういうのを忘れると、振り出しに戻っちゃうし、思考も先に進まないので。クリエイティブ系の何かを書かないといけない、、生み出さないといけない時に、全然進まなくなるっていう。

津雲　はい。そのメモさえあれば、一歩進んでるのは、まず間違いないですよね？

河本　間違いないです。

津雲　その中から、更に自分が引っ掛かるものを出して来てまとめればOK？

河本　はい。そもそもそういうのって、正解はないじゃないですか？

津雲　そうですね。特にクリエイティブなお話になると。

河本　「誤字脱字をチェックしてください」これは、正解があるじゃないですか？　でも、「何かのやつを出してください」ってなると、正解はないけど評価はされるので(笑)　っていう時に、正解を自分で決めないといけない訳です。探すっていうよりも。だから、視界に靄がずっと掛かっている様な感じじゃないですか？

津雲　あ～…はい。

河本　靄が掛かったまま何かを始めたって、なかなか辿り着ける気がしないと言うか…。

津雲　時間が掛かるばっかりですね。

河本　そう。だったら「その納期がいつまで」ってあるんだったら、それよりだいぶん前から、こっちの準備をしておくっていう風にして、靄を一個、一個晴れさせていって「だいぶん晴れたよ、これ！」って、いうまで持っていって。「さぁ、取り掛かろう！」みたいな(笑)

津雲　あぁ～。そうなると、いざ、机に向かったら、その後は早そうですね。

河本　そうです。そこまでいかないと、逆に僕も、取り掛かれないので。もうちょっと時間頂戴とかってなります。

津雲　はい。今まで8年位溜めて、どの位経った辺りで、「これは良いアイデアだ！」って思われたんですか？

河本　いや、まぁ…仕事柄、商品でアイデアをやってとかそういうのではないので。アイデアって言うよりも、僕の場合は、伝え方、考え方とか、説明の仕方っていうところに、主に使ってますけども。

津雲　あー。

河本　働くとか、お給料とか、お金とか、それぞれの思い入れがあると思いますし、生活、人生で経験してることなので、受け取り方って、千差万別じゃないですか？　思い込みもありますし。

津雲　はい、そうですね。

河本　それをできるだけ、正しくというか、正確にか。言いたいことの意味を伝えていきたいので。じゃぁ、順番はこっちの方がいいんかな？　とか。「正しく知った上で、一緒に考えましょう」っていうのがしたいので。っていうところで、この伝え方は？この表現は？　じゃぁ、この定義は何だったっけ？　とか。給料って呼び方は何個あるんだったっけ？　とか。昔は「お給金」とか言うじゃないですか？(笑)

津雲　そうですね(笑)

河本　給料とも言いますし、収入とも言いますし。みんなどれのことを、給料と思ってるんだろう？　とか。

津雲　あー。人によって、それは違うかも知れないよっていう所から、伝え方、表現の方法を考える工夫をするっていう事ですね？

河本　それ位、人によって、その言葉をどう定義してるかって聞かないと分からないじゃないですか？

津雲　はい。

河本　しかも、お金の勉強を日本はさせてないし、ほとんどの人が給与明細を貰うのに、その見方も学校で教えないので。みんな我流なんですよね。

津雲　なるほどねー。タスクマネジメント、永遠の課題ですので、またお聞きするかも知れませんが、よろしくお願い致します。

河本　はい！

津雲　マインズのわくわくキャリア相談室、本日はこの辺りでお別れです。次回は3月10日の放送です。河本さん、ありがとうございました。

河本　ありがとうございました。

津雲　この番組は、株式会社マインズの提供でお送りしました。