新型コロナウイルス感染が広がる状況下で注目を集めているリモートワーク。

マインズグループでも、今回一部の従業員においてリモートワークを実施しています。

現在導入を検討されている企業様に、参考にしていただければと思い、導入時の背景や心掛けたことなどをご紹介させていただきます。

リモートワークとは？

会社以外の遠隔地（リモート）で仕事をする働き方です。

オフィスではなく自宅などの遠隔地で仕事をする勤務形態の一つで、多様な働き方を推進する「働き方改革」でも注目されています。

新型コロナウイルス感染症の影響で、自宅で仕事をすることのように捉えられていますが、働く場所に捉わられずに仕事をすることが、本来のリモートワークです。

リモートワークの最大のメリットと言えるのが、“通勤”をしないことです。

出社する必要がないため、遠隔地に住む優秀な人材を採用することもできます。

例えば、ご家庭の都合により遠方に転居された方には、退職ではなくリモートワークを提案することで、会社としては優秀な人材を手放す必要はありません。

現状においては、学校や保育園の休業に伴って自宅を離れられない保護者にも、家にいながら仕事をしてもらうことが可能です。

通勤に係る時間を削減できるため、心身の負担も減ることから効率よく仕事ができる人も多いようです。

また、業務効率の向上もメリットの一つです。

健康的な心身の状態で、一人で黙々と仕事ができるため、集中して仕事が進められるようです。

「業務効率が上がった」という声も少なくありません。

逆にデメリットとして挙げられるのが、従業員同士のコミュニケーションの低下です。

仕事を進めるにあたって湧いた些細な疑問点などは、オフィスにいれば周りの方に声をかけてすぐに解決できますが、一人遠隔地で仕事をする場合は、そういうわけにはいきません。

また、従業員同士の会話の中から生まれてきたアイデアなども生まれにくくなるでしょう。

業種や職種によって、仕事への影響の出方が変わってくると思いますが、本格的な導入を検討される場合には、メリット・デメリットをしっかりと見極めておく必要があります。

導入前に進めておきたい、ルールづくりと環境整備

リモートワークを導入するにあたって、まず必要となるのが環境とルールの整備だと思います。

弊社では、数年前にオフィスにおけるフリーアドレス制を取り入れ、その際に一人１台ノートパソコンを貸与していました。

また、営業スタッフが営業先において、スマートフォンなどで情報をチェックできるよう、業務上で使用するシステムの一部をクラウドサービスに変更していました。

こういった環境があったため、比較的リモートワークを導入しやすい基盤があったと思います。

しかし、だからと言ってすぐにリモートワークを始められたわけではありません。

今回、新型コロナウイルス感染拡大防止を目的としてオフィス内の人数を減らすため、まず普段は予約制としている会議室や応接室なども使用して、社内のあらゆる場所に従業員を配置し、仕事を進めてもらいました。

こうすることで、離れた場所でも仕事が円滑に進むよう社内体制を整えました。

そして、自宅に持ち帰っても可能な仕事をする一部従業員の在宅勤務をスタートしました。

リモートワークを導入する際に感じたのは、ネットワーク環境などの問題ではありませんでした。

インターネット環境やクラウドサービスなどは、専門業者に依頼すると適切なものを提案してもらえるでしょう。

弊社でも、さまざまなWEB会議ツールやWEB面談ツールなどを試しながら、実装につなげられるよう構築しています。

それよりも大切だと感じたことは、リモートワークのためのルールづくりだと思います。

離れた場所で仕事をするため、従業員管理は難しくなります。

業務の進捗管理が容易ではなくなるため、上司と部下との連携の取り方や仕事の管理方法などをあらかじめ決めておく必要があると感じられました。

弊社では、リモートワークを行う従業員に対しては、始業時や終業時に直属の上司と連絡を入れるようにし、WEB会議ツールやチャットツールなどを用いて社内にいるスタッフとのコミュニケーションも密にとるようにしてもらっています。

また、セキュリティに関する対策も必要です。

弊社では、予てより情報管理に関するテストなどを定期的に行っておりましたが、今後はリモートワークを広げていくために、それに伴ったコンプライアンス教育にも取り組んでいくべきと考えています。

まずは自社に合った方法で、できるところから始めてみること

職種・業界問わず、どの企業も必ずしも出勤せずにできる仕事ばかりではありません。

比較的リモートワークに対応しやすいといわれているオフィスワークでも、オンライン上で処理できるものもあれば、大量の書類を要するものがあり、すべてにおいてリモート化するのは難しい場合もあるでしょう。

弊社でも、全業務・全職種においてリモートワークが実施できている訳ではありません。

現状においては、、リモートワークが可能な仕事をしている従業員のみを対象として実施をしております。従業員同士の連携を保つために、週１日は同じ部署のスタッフが出社して顔を合わせられる機会も設けています。